MYOB Accounting : Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Bagi perusahaan yang akan mengalihkan proses pencatatan akuntansi dari manualisasi ke sistem komputerisasi dengan menggunakan program MYOB, terlebih dahulu membuat data bisnis baru yang berisi tentang nama perusahaan dan informasi-informasi perusahaan lainnya. Pastikan terlebih dahulu program MYOB telah terinstal dengan baik pada komputer anda. Jalankan program MYOB tersebut.

Pilihan :
• Open, Suatu pilihan dimana pengguna dapat membuka kembali file yang telah dibuat sebelumnya. File akan disimpan dalam folder C:\Accounting15 secara default
• Create, pilihan ini merupakan pilihan bagi perusahaan yang akan menggunakan program MYOB untuk pertama kalinya.
• Explore, merupakan contoh file data bisnis perusahaan yang telah disediakan oleh program MYOB.
• What’s New, menampilkan keterangan-keterangan tentang fitur-fitur yang tidak terdapat pada program MYOB versi sebelumnya.

File data bisnis perusahaan digunakan untuk menyimpan seluruh data akuntansi selama perusahaan beroperasi dan hanya dibuat sekali pada saat perusahaan memulai pencatatan akuntansi dengan menggunakan program MYOB. Klik Create untuk membuat file data bisnis baru perusahaan. Kemudian klik Next sampai pada tampilan berikut :

Nama Kolom Keterangan
Serial Number Diisi dengan nomor serial program. Jika tidak diisi, maka file yang dibuat hanya berumur 30 hari (trial) dan setelahnya hanya bisa Read-Only
Company Name Diisi dengan nama perusahaan
R.O.C. No. Nomor perusahaan, seperti nomor SITU/ SIUP. Optional
GST No. Diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak. Bersifat Optional
Address Diisi dengan alamat perusahaan
Phone Number Diisi dengan nomor telepon perusahaan
Fax Number Diisi dengan nomor fax perusahaan
Email Address Diisi dengan alamat email perusahaan. Bersifat Optional

Klik Next setelah kolom diatas telah diisi, minimal nama perusahaan dan nomor telepon perusahaan. Tampilan berikutnya adalah pencatatan periode akuntansi.


Current Financial Yaer : Diisi dengan tahun pencatatan akuntansi
Last Month Of Financial Year : Diisi dengan bulan terakhir terjadinya transaksi
pada tahun pencatatan. Biasanya diisi dengan bulan
Januari jika periode akuntansinya adalah 12 bulan
Conversion Month : Diisi dengan nama bulan pada saat perusahaan
melakukan konversi pencatatan ke program MYOB
Number Of Accounting Periods : Terdapat dua pilihan. Pilih Twelve

Tips :
Jika perusahaan melakukan konversi pencatatan akuntansi ke program MYOB pada awal tahun (Januari), maka akun-akun pendapatan dan beban tidak dapat diisi saldonya. Hal ini karena program MYOB berasumsi bahwa pada awal tahun akun-akun nominal tersebut bernilai nol. Sebaliknya, selain bulan Januari, semua akun yang telah dibuat dapat diisi.

Tampilan berikutnya hanya berupa konfirmasi.


Pilihan :
• I would like to start with one of the lists provided by MYOB Accounting
Pada pilihan ini, MYOB telah menyediakan akun-akun pada masing-masing jenis usaha bisnis suatu perusahaan. Ada sekitar 100 lebih pilihan usaha dengan lima klasifikasi industri. Pengguna hanya memilih salah satu jenis usaha yang telah disediakan yang disesuaiakan dengan jenis usaha pengguna.

Kelemahan dari pilihan ini adalah terkadang akun-akun yang disediakan oleh MYOB pada masing-masing jenis usaha ini tidak sesuai dengan apa yang diinginkan oleh perusahaan. Akibatnya pengguna masih memerlukan waktu esktra lagi untuk menyesuaikan akun-akun tersebut sesuai dengan yang diinginkannya.

• I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my company file
Pilihan ini mengharuskan pengguna untuk membuat terlebih dahulu daftar akun pada program Notepad yang terdapat pada Accessories. Pilihan ini memiliki kerumitan tersendiri, karena terkadang akun yang telah dibuat pada program Notepad menghasilkan duplikasi akun pada program MYOB. Untuk itu, perlu ketelitian tinggi untuk mengatasi kendala tersebut.

• I would like to build my own accounts list once I begin using MYOB
Untuk mereka yang masih awam dengan program MYOB, menggunakan pilihan ini merupakan pilihan yang tepat karena pengguna dapat membangun akun-akun sesuai dengan keinginannya. Untuk tahap awal, gunakan pilihan ini.